Kinh doanh xì gà là một mô hình khá đặc thù bởi khách hàng không chỉ quan tâm đến sản phẩm mà còn chú ý đến nguồn gốc, điều kiện bảo quản, kiến thức của người bán và trải nghiệm tại cửa hàng. Vì vậy, trước khi mở cửa hàng kinh doanh xì gà, người kinh doanh cần tìm hiểu kỹ các yêu cầu pháp lý áp dụng cho sản phẩm thuốc lá, lựa chọn nguồn hàng phù hợp, chuẩn bị hệ thống bảo quản và xây dựng hình ảnh thương hiệu nhất quán. Bên cạnh cửa hàng vật lý, các kênh trực tuyến cũng có thể được sử dụng cho mục đích cung cấp thông tin doanh nghiệp, trong phạm vi pháp luật cho phép. Cùng tìm hiểu với Lầy Vape về chủ đề này qua bài viết bên dưới nhé.

1. Tìm hiểu quy định pháp luật trước khi bắt đầu

Đây nên là một trong những việc được thực hiện đầu tiên bởi xì gà thuộc nhóm sản phẩm thuốc lá và chịu các quy định riêng về kinh doanh, quảng cáo, trưng bày, bán hàng và đối tượng được phép mua.

Người kinh doanh không nên áp dụng cách vận hành của một cửa hàng thời trang, phụ kiện hay thực phẩm sang cửa hàng xì gà. Một số hình thức truyền thông hoặc bán hàng phổ biến đối với hàng hóa thông thường có thể bị hạn chế hoặc không được phép đối với sản phẩm thuốc lá.

Trước khi đầu tư mặt bằng hoặc nhập hàng, nên xác định rõ loại hình kinh doanh, các giấy phép cần thiết, quy định về địa điểm bán, hóa đơn chứng từ, nguồn gốc hàng hóa và những giới hạn liên quan đến quảng cáo, khuyến mại hoặc bán hàng trực tuyến.

Các quy định có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy cửa hàng nên kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành hoặc tham khảo đơn vị tư vấn có chuyên môn thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm của những cửa hàng khác.

2. Nguồn gốc sản phẩm là yếu tố đặc biệt quan trọng

Với xì gà, nguồn hàng ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của cửa hàng. Người mua có kinh nghiệm thường quan tâm khá nhiều đến xuất xứ, thương hiệu và tình trạng bảo quản của sản phẩm.

Do đó, thay vì tập trung quá sớm vào việc mở rộng số lượng sản phẩm, cửa hàng nên xây dựng một quy trình quản lý nguồn hàng rõ ràng.

Thông tin liên quan đến nhà cung cấp, chứng từ, lô hàng và các thông tin cần thiết khác nên được lưu trữ có hệ thống. Khi tiếp nhận sản phẩm, cửa hàng cũng cần kiểm tra tình trạng thực tế trước khi đưa vào khu vực bảo quản.

Đối với một cửa hàng mới, danh mục sản phẩm vừa phải nhưng được quản lý tốt thường dễ vận hành hơn việc nhập quá nhiều mặt hàng ngay từ đầu.

3. Đầu tư đúng mức cho điều kiện bảo quản

Xì gà là sản phẩm nhạy cảm với môi trường. Vì vậy, khu vực lưu trữ không nên được xem đơn giản như một chiếc tủ trưng bày thông thường. Cửa hàng cần nghiên cứu hệ thống bảo quản phù hợp với loại sản phẩm mình kinh doanh, đồng thời có phương án theo dõi điều kiện môi trường ổn định.

Không gian bảo quản cũng cần được tính toán dựa trên lượng hàng dự kiến. Nếu nhập hàng với số lượng lớn nhưng khu vực lưu trữ không đáp ứng được nhu cầu thực tế, việc quản lý sản phẩm sẽ trở nên khó khăn hơn.

Ngoài thiết bị, yếu tố con người cũng quan trọng. Nhân viên cần hiểu quy trình kiểm tra và quản lý sản phẩm để có thể phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường. Đây là khoản đầu tư khó nhìn thấy từ bên ngoài nhưng lại ảnh hưởng lớn đến chất lượng vận hành của một cửa hàng xì gà.

4. Chọn mặt bằng dựa trên khách hàng mục tiêu

Một mặt bằng đẹp chưa chắc đã là mặt bằng phù hợp.

Trước khi ký hợp đồng thuê, người kinh doanh nên xác định nhóm khách hàng mà cửa hàng hướng đến và thói quen của nhóm khách hàng đó. Từ đó mới cân nhắc vị trí, diện tích, khả năng tiếp cận và chi phí thuê.

Bên cạnh lượng người qua lại, có thể xem xét các yếu tố như chỗ đỗ xe, khả năng nhận diện cửa hàng, không gian xung quanh và mức độ thuận tiện khi khách ghé trực tiếp. Đồng thời cần cân đối chi phí cố định. Một cửa hàng có doanh thu chưa ổn định nhưng phải gánh chi phí mặt bằng quá lớn sẽ chịu áp lực dòng tiền ngay từ những tháng đầu.

5. Không gian cửa hàng cần phù hợp với định vị thương hiệu

Xì gà thường gắn với một trải nghiệm mua hàng tương đối khác so với hàng tiêu dùng phổ thông. Vì vậy, không gian cửa hàng nên tạo được cảm giác rõ ràng về định vị ngay từ khi khách bước vào.

Điều đó không đồng nghĩa cửa hàng phải sử dụng thật nhiều vật liệu đắt tiền. Một thiết kế tối giản nhưng có sự thống nhất giữa màu sắc, ánh sáng, bảng hiệu, tủ trưng bày và bao bì vẫn có thể tạo được hình ảnh chuyên nghiệp.

Quan trọng hơn là sự đồng bộ. Nếu thương hiệu lựa chọn phong cách cổ điển thì bảng hiệu, nội thất, hình ảnh và các tài liệu giới thiệu cũng nên đi cùng một ngôn ngữ thiết kế. Nếu định vị theo hướng hiện đại, cách trình bày sản phẩm và nhận diện cũng cần thay đổi tương ứng.

6. Người bán cần có kiến thức về sản phẩm

Đối với nhiều ngành bán lẻ, nhân viên có thể tập trung chủ yếu vào giá, chương trình ưu đãi và quy trình thanh toán. Với cửa hàng xì gà, kiến thức sản phẩm thường đóng vai trò lớn hơn.

Khách hàng có thể đặt nhiều câu hỏi trước khi lựa chọn. Một người bán thiếu kiến thức hoặc cung cấp thông tin không nhất quán dễ làm giảm mức độ tin tưởng vào cửa hàng. Vì vậy, đào tạo nhân viên nên trở thành một phần trong quá trình chuẩn bị khai trương.

Nhân viên ít nhất cần nắm được danh mục cửa hàng đang có, thông tin do nhà sản xuất hoặc nhà phân phối cung cấp, cách lưu trữ sản phẩm và những quy định liên quan đến việc kinh doanh sản phẩm thuốc lá.

Đối với những thông tin chưa chắc chắn, nên kiểm tra lại thay vì tư vấn theo kinh nghiệm hoặc suy đoán.

7. Quản lý hàng tồn kho ngay từ ngày đầu

Một cửa hàng nhỏ đôi khi có xu hướng quản lý hàng bằng trí nhớ hoặc những bảng ghi đơn giản. Cách này có thể hoạt động khi số lượng sản phẩm còn ít nhưng sẽ nhanh chóng trở nên khó kiểm soát khi danh mục tăng lên.

Ngay từ đầu, cửa hàng nên có hệ thống ghi nhận nhập – xuất – tồn, nhà cung cấp, thời điểm nhập và thông tin cần thiết của từng mặt hàng.

Việc quản lý tồn kho tốt giúp người kinh doanh biết sản phẩm nào đang chiếm nhiều vốn, mặt hàng nào cần bổ sung và lượng hàng thực tế có khớp với dữ liệu hay không.

Quan trọng hơn, dữ liệu tồn kho giúp chủ cửa hàng đưa ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính.

8. Xây dựng thương hiệu thay vì chỉ mở một điểm bán

Tên cửa hàng, logo, bảng hiệu, cách đóng gói, hình ảnh và phong cách giao tiếp nên được xem như những thành phần của cùng một thương hiệu.

Khách hàng có thể biết đến cửa hàng từ nhiều điểm tiếp xúc khác nhau. Nếu mỗi nơi sử dụng một phong cách hoàn toàn khác nhau, thương hiệu sẽ khó tạo được khả năng nhận diện.

Do đó, ngay cả với một cửa hàng nhỏ, vẫn nên xây dựng một bộ nhận diện cơ bản và quy định cách sử dụng logo, màu sắc, font chữ cũng như hình ảnh.

Không cần triển khai quá phức tạp ngay từ đầu. Điều quan trọng là tạo được sự nhất quán để sau này khi cửa hàng mở rộng, thương hiệu vẫn có một nền tảng rõ ràng.

9. Xây dựng kênh online như thế nào?

Đối với sản phẩm thuốc lá, hoạt động trực tuyến cần được triển khai đặc biệt thận trọng và tuân thủ các quy định hiện hành về quảng cáo, kinh doanh và cung cấp thông tin. Website hay mạng xã hội không nên được mặc định sử dụng giống một website thương mại điện tử thông thường.

Trong phạm vi pháp luật cho phép, doanh nghiệp có thể xây dựng sự hiện diện trực tuyến để cung cấp các thông tin phù hợp về doanh nghiệp, địa chỉ, phương thức liên hệ hoặc nội dung được phép công bố.

Website cũng có thể đóng vai trò là một phần của hệ thống nhận diện thương hiệu. Giao diện, màu sắc và cách trình bày nên đồng nhất với bảng hiệu, cửa hàng vật lý và các ấn phẩm khác.

Khi cần xây dựng một website doanh nghiệp theo nhận diện riêng, cửa hàng có thể làm việc với một đơn vị thiết kế website để xử lý các yếu tố như giao diện, trải nghiệm trên điện thoại, tốc độ tải trang và nền tảng kỹ thuật. Nếu bạn muốn xây dựng 1 website chúng tôi gợi ý đến bạn SDN Creative Solutions, đây là công ty thiết kế wesite cho doanh nghiệp uy tín tại TPHCM; khi triển khai cho một lĩnh vực chịu hạn chế pháp lý như thuốc lá, phạm vi nội dung và chức năng website cần được rà soát để phù hợp quy định.

Điểm quan trọng là không nên xây dựng website chỉ vì “cửa hàng khác cũng có”. Trước tiên cần xác định website phục vụ mục đích nào, nội dung nào được phép xuất hiện và ai chịu trách nhiệm cập nhật thông tin sau khi bàn giao.

10. Trải nghiệm khách hàng quyết định khả năng quay lại

Không gian đẹp có thể giúp khách hàng có ấn tượng ban đầu, nhưng trải nghiệm thực tế mới ảnh hưởng nhiều đến việc họ có quay trở lại hay không. Sự rõ ràng về thông tin, thái độ của nhân viên, cách xử lý phản hồi và khả năng hỗ trợ khách hàng đều góp phần tạo nên hình ảnh cửa hàng.

Đặc biệt, không nên biến quá trình tư vấn thành việc cố gắng bán sản phẩm bằng mọi giá. Với một ngành hàng đòi hỏi nhiều kiến thức, cách giao tiếp chuyên nghiệp và thông tin chính xác thường có giá trị lâu dài hơn.

Cửa hàng cũng nên có quy trình tiếp nhận phản hồi để biết khách hàng đang gặp vấn đề ở đâu và điều chỉnh hoạt động vận hành.

11. Tính toán vốn và dòng tiền trước khi khai trương

Chi phí mở cửa hàng không chỉ bao gồm tiền nhập hàng. Người kinh doanh còn phải tính đến tiền cọc và thuê mặt bằng, thiết kế nội thất, bảng hiệu, thiết bị bảo quản, hệ thống quản lý, nhân sự, điện nước, kế toán và nhiều khoản vận hành khác.

Nên tách rõ chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng. Đồng thời cần chuẩn bị một khoản dự phòng thay vì sử dụng gần như toàn bộ vốn cho hàng tồn kho và mặt bằng. Trong những tháng đầu, doanh thu thực tế có thể khác đáng kể so với dự kiến.

Một bảng dự toán dòng tiền theo từng tháng sẽ giúp chủ cửa hàng biết mình cần duy trì doanh thu ở mức nào để trang trải chi phí.

12. Đừng vội mở rộng khi mô hình chưa ổn định

Một cửa hàng mới chưa cần phải có mọi thứ ngay lập tức.

Thay vì nhập danh mục quá rộng, thuê mặt bằng vượt quá nhu cầu hoặc đầu tư quá nhiều hạng mục ngay từ đầu, chủ cửa hàng có thể ưu tiên những yếu tố cốt lõi: pháp lý, nguồn hàng, bảo quản, vận hành, nhân sự và trải nghiệm khách hàng.

Sau một thời gian hoạt động, dữ liệu thực tế sẽ cho biết khách hàng quan tâm điều gì, chi phí nào đang quá cao và hạng mục nào thực sự đáng đầu tư thêm.

Mở cửa hàng kinh doanh xì gà không đơn thuần là tìm mặt bằng rồi nhập sản phẩm về bán. Đây là mô hình cần sự chuẩn bị tương đối kỹ từ pháp lý, nguồn hàng, bảo quản và quản lý tồn kho đến nhận diện thương hiệu, nhân sự và dòng tiền. Đặc biệt, do xì gà thuộc nhóm sản phẩm thuốc lá, mọi hoạt động kinh doanh và truyền thông cần được xây dựng trên cơ sở tuân thủ quy định hiện hành. Khi nền tảng vận hành đã được chuẩn bị tốt, cửa hàng sẽ có điều kiện thuận lợi hơn để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và phát triển ổn định trong dài hạn.